Was ändert sich?
Bisher war es zwar bereits möglich, Belege elektronisch – etwa per E-Mail – zu übermitteln. Die neue Regelung erweitert diese Möglichkeiten erheblich.
Künftig genügt es, wenn der digitale Beleg unmittelbar nach dem Bezahlvorgang auf einem Bildschirm oder Kundendisplay angezeigt wird. Der Kunde kann den Beleg einfach mittels Smartphone scannen oder fotografieren und digital speichern. Die Belegerteilungspflicht gilt damit als erfüllt.
Wichtig bleibt jedoch:
- Der digitale Beleg ist eine Option, keine Verpflichtung.
- Kundinnen und Kunden können weiterhin einen Papierbeleg verlangen.
- Auch die Finanzverwaltung kann bei Kontrollen einen Beleg in Papierform verlangen, sofern dieser benötigt wird.
Vorteile für Unternehmen
Die Einführung des digitalen Belegs bringt zahlreiche praktische Vorteile:
- Weniger Papierverbrauch und geringere Druckkosten
- Schnellere Kassiervorgänge, da kein Ausdruck mehr erforderlich ist
- Reduzierung von Papierabfällen und damit ein Beitrag zur Nachhaltigkeit
- Modernes Kundenerlebnis durch digitale Prozesse
- Weniger Wartungsaufwand für Bondrucker und Verbrauchsmaterialien
Insbesondere Handelsunternehmen mit vielen Barzahlungen profitieren von einer spürbaren Vereinfachung im täglichen Geschäftsablauf.
Vorteile für Kundinnen und Kunden
Auch für Verbraucher bietet der digitale Beleg zahlreiche Vorteile:
- Kein Verblassen von Thermopapier
- Belege jederzeit am Smartphone verfügbar
- Einfachere Verwaltung von Garantien und Gewährleistungsansprüchen
- Weniger Papier im Geldbörsel oder zu Hause
- Nachhaltiger Einkauf durch geringeren Papierverbrauch
Wer dennoch einen klassischen Kassenzettel bevorzugt, kann diesen selbstverständlich weiterhin erhalten.
Was müssen Unternehmen jetzt tun?
Die neue gesetzliche Regelung gilt ab 1. Oktober 2026. Unternehmen sollten daher rechtzeitig prüfen,
- ob ihre Registrierkasse die digitale Belegerstellung unterstützt,
- ob ein Kundendisplay oder QR-Code bereitgestellt werden kann,
- und ob gegebenenfalls ein Software-Update erforderlich ist.
Viele moderne Kassensysteme werden diese Funktionen bereits unterstützen oder per Update bereitstellen.
Teil eines größeren Registrierkassenpakets
Die Einführung des digitalen Belegs ist Teil eines umfassenden Registrierkassenpakets. Dieses bringt weitere Erleichterungen für Unternehmen, unter anderem eine Anhebung bestimmter Umsatzgrenzen für vereinfachte Aufzeichnungspflichten sowie praxisnahe Anpassungen bei der Registrierkassenpflicht. Ziel ist es, Bürokratie abzubauen und gleichzeitig die Digitalisierung österreichischer Betriebe voranzutreiben.
Unser Fazit
Der digitale Beleg ist ein weiterer Schritt hin zu einer modernen und papierlosen Unternehmensführung. Betriebe profitieren von effizienteren Abläufen und geringeren Kosten, während Kundinnen und Kunden ihre Belege bequem digital verwalten können. Gleichzeitig bleibt die Wahlfreiheit erhalten, denn der Papierbeleg kann weiterhin ausgestellt werden.